Партії та серійні номери

У CRM-системі ви можете призначати товарам серійні номери та номери партій для того, щоб ідентифікувати та відстежувати товари.

Номери партій та серійні номери використовуються для позначення певної групи товарів та окремих товарів (зазвичай використовується для цінних товарів) відповідно. Це дозволяє відстежувати товари під час отримання, зберігання, переміщення тощо.

Для використання номерів партій/серійних номерів для конкретного товару виконайте такі дії:

• перейдіть до модуля «Склад» → Розділ «Товари» → Вкладка «Товари» → потрібний товар → Вкладка «Склад»;
• у розділі «Відстеження» оберіть «За партіями» або «За унікальним серійним номером». Без виконання цієї дії у вас не буде можливості користуватись функціями відстеження.

Також можете заповнити поля у розділі «Дати» — на основі цих даних будуть розраховуватись різні дати (термін придатності, «краще вжити до» тощо) для товару.

Налаштування параметрів типів операцій

Щоб визначити, чи будуть створюватись нові партії/серійні номери для певних типів операцій, перейдіть до вкладки «Типи операцій» у розділі «Налаштування» модулю «Склад» та оберіть потрібний тип. 

У картці типу операцій знайдіть розділ «Партії/серійні номери» та оберіть потрібний параметр:

• Створити новий — дозволяє створювати новий номер партій/серійний номер під час здійснення операцій з зазначеним типом. Це корисно у випадках, коли ви отримуєте товари від постачальника та вам необхідно вести детальний облік партій.
• Використовувати існуючий — обмежує вибір номерів партій/серійних номерів лише тими, що вже існують у системі. При виконанні операції з зазначеним типом не можна буде створити новий номер партії/серійний номер. Це гарантуватиме, що ваші працівники можуть призначити лише ті номери, які зареєстровано у системі, таким чином запобігаючи створенню неіснуючих номерів під час відправлення товарів.

Створення номера партії/серійного номера

Інколи з’являється потреба у резервуванні номера партії/серійного номера. Для того, щоб створити номер партії/серійний номер безпосередньо (без додавання фактичних товарів), перейдіть до вкладки «Партії/серійні номери» у розділі «Товари» модулю «Склад» та натисніть «Новий».

У картці введіть номер партії або серійний номер та зазначте товар. За потреби додайте внутрішній номер (якщо він відрізняється від партії/серійного номера виробника) у полі «Внутрішні посилання». Після цього заповніть дані про дати:

1. Термін дії — дата, після якої товари з цієї партії/з цим серійним номером більше не підлягають використанню; 
2. Дата вжити до — дата, до якої товари бажано використати;
3. Дата вилучення — дата, коли товари з цієї партії/з цим серійним номером потрібно вилучити зі складу, бо їх термін придатності сплив;
4. Дата попередження — дата, коли буде виставлено попередження про те, що товари з цієї партії/з цим серійним номером незабаром стануть непридатними.

У вкладці «Опис» ви можете додати опис, нотатки, коментарі тощо до цього номеру (за потреби).

Призначення номера партії/серійного номера під час виконання операцій

Для призначення товарам номера партії/серійного номера при Надходженнях, перейдіть до вкладки «Надходження» розділу «Операції» у модулі «Склад» та створіть нове Надходження. Після додавання потрібних товарів натисніть на «Позначити для виконання». 

У кожному рядку цього Надходження з’явиться іконка списку, на яку вам треба натиснути. 

Після цього відкриється віконце, у якому ви зможете додати номер партії або серійний номер. Для цього у вас є два варіанти — ручний ввід та імпорт.

Для додавання номерів вручну просто заповніть поле у стовпці «Партія/серійний номер» (якщо партій декілька — також натисніть «Додати рядок» та заповніть усі потрібні поля. Повторюйте цю дію, доки не буде додано всі партії). 

Для імпорту (якщо у вас, наприклад, є перелік номерів в іншому місці та ви скопіювали ці номери) натисніть на «Імпорт серійних номерів/партій» та заповніть поле «Партії/серійні номери» (по одному номеру на рядок). Також поставте прапорець під «Зберегти поточні рядки», щоб імпортовані записи не переписали вже створені.

Натисніть «Зберегти», коли завершите заповнення, а потім натисніть «Підтвердити», щоб завершити виконання Надходження.

Для того, щоб призначити товарам номер партії/серійний номер під час виконання Замовлень на доставку, виконайте схожі до вказаних у попередній інструкції дії — перейдіть до вкладки «Доставки» розділу «Операції» у модулі «Склад» та натисніть «Новий». Після додавання потрібних товарів натисніть на «Позначити для виконання». У кожному рядку цього Замовлення на доставку з’явиться іконка списку, на яку вам треба натиснути. 

Після цього відкриється віконце, у якому ви зможете додати номер партії або серійний номер, натиснувши на «Додати рядок». У новому віконці оберіть запис, який визначить Розташування, з якого буде взято товар, та партію/серійний номер. Потім введіть кількість товару, який треба взяти з цього розташування та партії.

Повторіть додавання партій/серійних номерів, доки кожен товар, який потребує відстеження, не отримає свій номер. Після цього натисніть «Зберегти», а потім «Підтвердити», щоб позначити Замовлення на доставку як виконане.

Призначення номера партії/серійного номера для товарів на складі, які ще не мають такого

Для того, щоб призначити номер партії/серійний номер товарам на складі, які не мають такого (наприклад, у випадках, коли ви хочете почати відстеження товару), спочатку потрібно вручну прибрати ці товари з системи.

Для цього перейдіть до картки товару у вкладці «Товари» у розділі «Товари» модулю «Склад» та натисніть «Більше», а потім «В наявності». Змініть значення у стовпці «Кількість в наявності» на 0 для кожного Розташування.

Після коригування кількості товару ви можете увімкнути відстеження товару. Для цього поверніться до картки товару, в якій знайдіть вкладку «Склад» і оберіть бажаний спосіб відстеження.

Тепер поверніться до коригування залишків (картка товару → Більше → В наявності) та натисніть «Новий», після чого заповніть новий запис. Вкажіть у ньому Розташування, кількість товару (ті, які ви занотували раніше) та номер партії. Якщо ви в одному місці зберігаєте кілька різних партій, для кожної партії треба буде створити окремий запис.

Перегляд та редагування партії/серійного номера

Після того, як ви вже створили партію/серійний номер та призначили номер до певного товару, ви можете відстежувати ці товари у вкладці «Партії/серійні номери» у розділі «Товари» модулю «Склад». Для цього:

• Оберіть потрібну партію/серійний номер;
• Натисніть «Розташування», щоб знайти, де зберігається товар, та «Відстеження», щоб переглянути усю історію дій з товаром.

Також ви можете вносити зміни у картку партії/серійного номера (за виключенням полів «Товар» та «Кількість в наявності», ці параметри є незмінними).

Крім того, у вас є можливість переглядати товари, термін придатності яких спливає/сплив (на основі даних у полі «Дата попередження»). Для цього перейдіть до параметрів фільтрування біля поля пошуку та оберіть «Сповіщення про закінчення терміну дії». Також ви можете побачити сповіщення про закінчення терміну придатності у картці партії/серійного номера — під номером партії/серійним номером з’явиться напис «Сповіщення закінчення терміну дії» на червоному фоні.

Звітність

Партії/серійні номери також можуть допомогти при веденні звітності. Нижче наведено місця, в яких можна зустріти партії/серійні номери у розділі «Звітність» модулю «Склад» (детальніше про звітність див. сторінку Розділ «Звітність». Аналітика):

1. Вкладка «Розташування» — для партій/серійних номерів виділено окремий стовпчик. Також у параметрах відображення можна увімкнути стовпчик «Дата вилучення».
2. Вкладка «Історія переміщень» — для кожного переміщення відображається номер партії/серійний номер (якщо товар відстежуються та увімкнено відображення партій/серійних номерів в налаштуваннях відображення).
3. Вкладка «Аналіз переміщень» (види подання – Зведена таблиця та графік) — партії/серійні номери можна використовувати для налаштування зведеної таблиці/графіку, використовуючи кнопку «Міри» та через редагування категорій/підкатегорій (“+”) (тільки для зведеної таблиці).