Замовлення

Замовлення у CRM-системі дозволяють зібрати інформацію про комерційну пропозицію, рахунок клієнта та доставки в одному місці. У цій вкладці ви можете переглянути існуючі Замовлення або створити нове. Пропонуємо розглянути створення замовлення на прикладі.

Створення замовлення

Перейдіть до вкладки «Замовлення» у розділі «Продажі» в модулі «CRM».

Натисніть «Новий» для створення замовлення. 

Замовлення складається з декількох етапів, і при створенні нового Замовлення спочатку буде створено Комерційну пропозицію — перший етап формування замовлення. Пізніше, після відправлення та підтвердження пропозиції, статус зміниться на «Замовлення на продаж».

Заповніть такі поля: 

1. Клієнт — контакт клієнта;
2. Термін дії — дата, до якої комерційна пропозиція залишається чинною. Якщо клієнт не підтвердить замовлення до цього терміну, йому потрібно буде повторно звернутися до команди продажу;
3. Прайс-лист — оберіть прайс-лист, який буде застосовано до замовлення;
4. Термін оплати — оберіть термін оплати.

У вкладці «Рядки замовлення» додайте товари, які хоче замовити клієнт. Якщо товар, який ви додаєте, має налаштований допродаж/перехресний продаж — при його додаванні система запропонує включити у замовлення додаткові товари.

Також вкажіть маршрут, яким буде доставлятись товар, кількість товару, застосуйте податок та знижку (за потреби).

Ви можете видаляти зайві рядки — для цього натисніть на іконку сміттєвого бака, яка знаходиться у правій частині кожного рядка.

Ви також можете додавати розділи для організації товарів у замовленні, а також примітки для рядків (кнопки «Додати розділ» і «Додати примітку» відповідно). Кнопка «Каталог» дозволяє зручно переглядати усі товари у вашій системі, з можливістю застосування параметрів фільтрування.

Також ви можете застосувати знижку до всього замовлення — для цього натисніть на кнопку «Знижка», після чого вкажіть потрібні параметри, а потім натисніть «Застосувати».

Зліва від підсумку замовлення ви можете вказати терміни та умови, які застосовуються до замовлення (за потреби).

У вкладці «Додаткові товари» ви можете додавати товари, в яких клієнт може бути зацікавлений. Під час перегляду замовлення на порталі покупця клієнт може додати ці товари до замовлення. 

У вкладці «Інша інформація» знаходяться поля, згруповані у чотири секції: Продажі, Виставлення рахунків, Доставка та Відстеження.

Продажі:

• Продавець — вкажіть співробітника, який має займатись веденням цього замовлення. За замовчуванням встановлено того, хто створив замовлення;
• Команда продажу — вкажіть команду, яка займатиметься веденням цього замовлення. Якщо обраний продавець є членом однієї із команд продажу, це поле буде заповнено автоматично;
• Онлайн-підпис — поставте прапорець, якщо вимагається онлайн-підпис клієнта для підтвердження замовлення;
• Онлайн-платіж — поставте прапорець, якщо вимагається внесення клієнтом попереднього платежу. Після того, як поставите прапорець, з’явиться поле, в якому потрібно вказати відсоток від загальної суми замовлення, який клієнт буде зобов’язаний сплатити перед підтвердженням замовлення; 
• Посилання на клієнта — введіть внутрішній ID (ідентифікаційний код) для цього клієнта. Код може містити цифри та літери;
• Мітки — додайте мітку (мітки) до цього замовлення.

Виставлення рахунків:

• Схема оподаткування — оберіть схему оподаткування, яка буде використовуватися для адаптації податків і рахунків для конкретних клієнтів, замовлень або рахунків-фактур.
• За замовчуванням значення цього поля підставляється з налаштувань контакту клієнта. Якщо ви виберете іншу схему, з’явиться клікабельне посилання та значок “Оновити податки”. Після натискання податки для цього клієнта та замовлення буде оновлено, а також відкриється вікно підтвердження.

Доставка:

• Інкотерм (Міжнародні комерційні умови доставки) — оберіть умови, які визначатимуть обов’язки продавця та покупця щодо доставки товарів (за потреби);
• Місцезнаходження Incoterm — вкажіть місце, яке відповідає вибраному Інкотерму і визначає, де змінюється відповідальність за доставку між сторонами угоди;
• Політика доставки — оберіть політику доставки товарів у замовленні;
• Дата доставки — оберіть дату доставки.

Відстеження:

• Початковий документ — введіть референс або документ, який згенерував це замовлення (якщо можливо);
• Нагода — оберіть нагоду, що стосується цього замовлення (якщо можливо);
• Кампанія — оберіть маркетингову кампанію, що стосується цього замовлення (якщо можливо);
• Середній — оберіть, звідки походить це замовлення, наприклад: електронна пошта, месенджери тощо (якщо можливо);
• Джерело — оберіть, звідки прийшов клієнт, наприклад: реклама, вебсайт тощо (якщо можливо).

Опрацювання замовлення

Після того, як ви заповнили усю необхідну інформацію про замовлення, натисніть одну з кнопок, що знаходяться у верхній частині замовлення:

1. Надіслати поштою — після натискання з’явиться віконце*, в якому буде вказано ім’я клієнта та його електронна пошта, тема листа та вміст, а також буде прикріплено PDF-файл замовлення. Після перевірки усіх даних натисніть «Надіслати», щоб клієнт міг переглянути та узгодити замовлення. Після цього ви зможете натиснути кнопку «Підтвердити»;
2. Підтвердити — після підтвердження комерційна пропозиція стає повноцінним Замовленням на продаж.
3. Попередній перегляд — дозволяє переглянути замовлення у тому вигляді, у якому клієнт буде бачити його на користувацькому порталі. Після натискання ви будете перенаправлені на сторінку порталу клієнта. Посилання на цю сторінку можна скопіювати та відправити клієнту для перегляду, підтвердження або скасування замовлення, а також внесення пропозицій чи додавання товарів, зазначених у вкладці «Додаткові товари» під час створення замовлення;
4. Скасувати — скасовує замовлення.

Після підтвердження замовлення з’явиться кнопка «Створити рахунок».

Створення рахунку та робота з доставкою

При натисканні на кнопку «Створити рахунок» з’явиться віконце, в якому вам треба буде обрати один із методів виставлення рахунків:

1. Регулярне виставлення рахунків — звичайне виставлення рахунку;
2. Попередня оплата (відсоток) — клієнт має попередньо сплатити певний відсоток від суми замовлення. Відсоток потрібно вказати у відповідному полі, яке з’явиться після вибору цього методу;  
3. Попередня оплата (фіксована сума) — клієнт має попередньо сплатити певну суму. Суму потрібно вказати у відповідному полі, яке з’явиться після вибору цього методу.

Після цього натисніть на кнопку «Створити чернетку рахунка-фактури». 

Вас перенаправить на сторінку рахунку клієнта, який вам треба заповнити (детальніше див. Створення нового рахунку). Після заповнення рахунку натисніть «Підтвердити», дочекайтесь оплати та натисніть «Зареєструвати платіж». 

Тепер ви можете повернутись на сторінку з замовленням, натиснувши на кнопку «Замовлення на продаж» у верхньому правому куті.

Тут, при натисканні на кнопку «Доставка», ви можете перейти до сформованого замовлення на доставку. Заповніть інформацію про доставку (детальніше див. Операції/Загальний огляд), і після успішного доставлення замовлення натисніть «Підтвердити». Вказана в замовленні кількість товару буде автоматично списана зі складу. 

Перегляд замовлень

У вкладці «Замовлення» (розділ «Продажі», модуль «CRM») ви можете не лише створювати замовлення, а й переглядати минулі (або незавершені). Дані про замовлення за замовчуванням представлено у вигляді списку, але за потреби можна змінити вид представлення на Kanban (Картки), Календар, Зведену таблицю, Графік та Активності. Для цього зверніться до параметрів представлення.