Абонементи

Абонемент — це спосіб надання клієнтам доступу до певного сервісу на умовах підписки. Він може бути платним або безкоштовним, індивідуальним або спільним (асоційованим).

Модуль «Абонементи» у CRM-системі дає змогу керувати всіма абонементами та підписками компанії. Він інтегрується з модулями «Продажі» та «Виставлення рахунків», що забезпечує зручне та узгоджене управління.

Створення нового абонемента

Для того, щоб створити новий абонемент, перейдіть до вкладки «Налаштування» у модулі «Абонементи» та натисніть «Новий».

У картці абонемента додайте загальну інформацію про абонемент у відповідні поля:

1. Назва товару — назва абонемента, яка буде відображатись в усій системі; 
2. Внутрішні посилання (за потреби) — внутрішній код (артикул) шаблону підписки, який можна використовувати для технічної ідентифікації або внутрішнього обліку;
3. Категорія товару — оберіть категорію товару для цього абонемента (за замовчуванням стоїть стандартна категорія «All»);
4. Активно — дозволяє приховати (вимкнути) абонемент без його видалення; під час створення залиште цей параметр увімкненим.

Після цього додайте дані про правила абонемента:

1. Період — оберіть період, протягом якого абонемент буде активним (спочатку оберіть в чому вимірюється (місяці чи дні), а потім введіть кількість місяців/днів);
2. Максимальна кількість відвідувань — максимальна кількість разів, коли учасник абонемента може ним скористатись;
3. Абонементний внесок — вартість абонемента;
4. Рахунок доходів — додаткове поле для зазначення типу доходу, пов’язаного з абонементом (наразі не функціональне);
5. Податки — оберіть податок, який буде застосовано до вартості абонемента.

Також ви можете додати Опис та Опис продажу — ці поля знаходяться внизу сторінки.

Після завершення заповнення інформації про абонемент натисніть «Зберегти».

Перегляд абонементів клієнта

У CRM-системі інформація про абонементи користувачів знаходиться в картці контакту, до якої можна перейти двома способами — через модуль «Абонементи» та через модуль «Контакти». Розглянемо обидва способи.

Спосіб 1: Модуль «Абонементи»

1. У CRM-системі перейдіть до Модуля «Абонементи» → Розділ «Учасники». За замовчуванням тут будуть відображені клієнти, які мають або колись мали абонемент. Щоб переглянути всіх клієнтів, зніміть фільтр «Учасники» у полі пошуку;

2. Оберіть потрібний контакт;

3. У картці контакту перейдіть до розділу «Абонемент».

Спосіб 2: Модуль «Контакти»

1. У CRM-системі перейдіть до Модуля «Контакти» → Розділ «Контакти», після чого оберіть потрібний контакт;

2. У картці контакту перейдіть до розділу «Абонемент».

При використанні будь-якого зі способів ви опинитесь у розділі «Абонемент», з якого можна продати абонемент, надати безкоштовне членство, додати асоційований абонемент тощо.

У цьому розділі також буде зазначено поточний статус клієнта:

• Неактивний — клієнт, який скасував своє членство (абонемент);
• Старий учасник — клієнт, членство (абонемент) якого вже завершилось;
• Учасник в очікуванні — клієнт, для якого було створено чорновий рахунок;
• Абонемент з рахунком — клієнт, який отримав рахунок за членство (абонемент), але ще не сплатив його; 
• Платний абонемент — клієнт, який оплатив членство (абонемент) і користується ним.

Якщо клієнт ніколи не взаємодіяв з абонементами, статус абонемента вказано не буде.

Продаж абонемента

В CRM-системі ви можете продати абонемент кількома способами — через картку контакту (модулі «Абонементи» та «Контакти»), а також через модулі «CRM» та «Виставлення рахунків». Розглянемо кожен із варіантів.

Спосіб 1: Модулі «Абонементи» та «Контакти»

Для того, щоб продати абонемент через картку контакту, у розділі «Абонемент» натисніть кнопку «Купити абонемент».

Після цього відкриється вікно з параметрами абонемента, в якому зазначте:

1. Абонемент (оберіть зі списку);
2. Ціну участі (за замовчуванням підтягується з картки абонемента, але за потреби ви можете змінити її вручну);
3. Дату початку абонемента (відколи абонемент стане активним). Якщо абонемент не повинен мати термін дії — залиште це поле порожнім.

Натисніть кнопку «Рахунок» та перейдіть до створеного рахунку.

Спосіб 2: Модуль «CRM»

Для того, щоб продати абонемент через модуль «CRM», перейдіть до розділу «Продажі» у цьому ж модулі, після чого відкрийте вкладку «Замовлення» та створіть нове.

В новому замовленні заповніть усю необхідну інформацію (детальніше див. на сторінці Замовлення), оберіть абонемент у вкладці «Рядки замовлення» та підтвердьте замовлення. 

Після цього створіть рахунок та проведіть оплату.

Спосіб 3: Модуль «Виставлення рахунків»

Для того, щоб продати абонемент через модуль «Виставлення рахунків», перейдіть до розділу «Клієнти» у цьому ж модулі, після чого у вкладці «Рахунки» натисніть «Новий».

Заповніть інформацію про рахунок та оберіть (або перевірте, якщо вже обраний) абонемент у вкладці «Рядки рахунку». Потім підтвердьте рахунок.

Натисніть кнопку «Зареєструвати платіж», заповніть потрібні поля та натисніть «Створити платіж» для підтвердження.

Безкоштовне членство

Ви можете надавати безкоштовне членство (безкоштовний абонемент) — для цього в розділі «Абонемент» поставте прапорець навпроти «Безкоштовний учасник». Зверніть увагу — для такого клієнта не буде застосовано якийсь конкретний абонемент, і відмічати здійснені візити буде неможливо (якщо у клієнта немає інших абонементів).

Асоційований абонемент

Асоційований абонемент надає можливість певному клієнту користуватись абонементом іншого клієнта, не вимагаючи окремого придбання. 

Приклад використання:

Подружжя разом ходить в фітнес-зал, але користується одним абонементом. Нехай дружина має придбаний абонемент; тоді для чоловіка в картці контакту потрібно вказати дружину у полі «Асоційований абонемент».

Для того, щоб надати клієнту асоційований абонемент, у вкладці «Абонемент» в полі «Асоційований абонемент» оберіть контакт, до абонемента якого бажаєте прив’язати потрібного клієнта.

Відвідування (візити)

Якщо ваш абонемент має обмежену кількість відвідувань (візитів) і ви вказали це у налаштуваннях абонемента (див. Створення нового абонемента), ви можете відмічати відвідування (отримання послуги) клієнтом. Для цього: 

1. Перейдіть до розділу «Абонемент» у картці контакту;
2. В табличці знайдіть потрібний абонемент і натисніть «Візити» навпроти нього;

3. Натисніть «Новий»;

4. Вкажіть дату;
5. Натисніть «Зберегти».

Якщо клієнт, який здійснює візит (отримує послугу), є учасником за асоційованим абонементом:

1. Перейдіть до розділу «Абонемент» у картці контакту цього клієнта;
2. Наведіть вказівник миші на поле «Асоційований абонемент», та натисніть на стрілочку поряд з цим полем, щоб перейти до основного учасника абонемента.

Після чого відмітьте візит, користуючись попередньою інструкцією.

Скасування членства

Якщо вам потрібно скасувати членство для певного клієнта, перейдіть до картки його контакту, після чого в розділі «Абонемент» натисніть «Скасувати підписку». Якщо клієнт мав безкоштовне членство, зніміть прапорець біля «Безкоштовний учасник» у цьому ж розділі. 

Звітність

Розділ «Звітність» у модулі «Абонементи» дозволяє переглянути детальну інформацію про усі продані абонементи.

За замовчуванням цей звіт подано у стовпчиковій діаграмі, вимірюючи кількість проданих абонементів. Ці дані згруповано за менеджером, який продавав абонементи, а потім за місяцем, в якому абонемент починається.

Подання звіту у вигляді діаграм можна змінити за допомогою наступних налаштувань:

1. Кнопка «Міри» дозволяє змінити об’єкт вимірювання (кількість проданих абонементів, зароблена сума тощо);
2. Вид подання (стовпчикова діаграма (гістограма), графік (лінійний графік), секторна діаграма);
3. Порядок представлення (опційно, доступно тільки для гістограми та лінійного графіку) дозволяє показати результати у порядку зростання чи спадання;
4. Укладений (опційно, доступно тільки для гістограми та лінійного графіку);
5. Накопичення (опційно, доступно тільки для лінійного графіку).

Також ви можете змінити подання з діаграми на зведену таблицю. Зведена таблиця є складнішою для перегляду та налаштування, але надає багато можливостей для аналізу. Ви можете деталізувати дані, додаючи нові параметри перегляду (“+”), а також узагальнювати, згортаючи (“-”) ці параметри.

У полі пошуку ви можете самостійно обрати фільтри та групувати дані за певним параметром.

Усі частини звіту (окрім лінійного графіку) інтерактивні — ви можете натиснути на потрібне значення та отримати інформацію про продажі.

Видалення/вимкнення абонемента

Якщо певний абонемент вам більше не потрібен, ви можете його видалити або вимкнути (архівувати).

Для вимкнення (архівування) абонемента (якщо він вам не потрібен тимчасово, або якщо ви вже встигли його комусь продати) перейдіть до нього (Модуль «Абонементи» → Розділ «Налаштування» → ваш абонемент) та вимкніть перемикач «Активно».

Також ви можете вимкнути (архівувати) абонемент через налаштування абонемента — для цього перейдіть до абонемента, натисніть на кнопку налаштувань (шестерню) та оберіть «Архів».

Якщо в майбутньому ви захочете увімкнути (розархівувати) абонемент, в налаштуваннях фільтрів та групування оберіть фільтр «Неактивний». В переліку неактивних абонементів знайдіть потрібний, перейдіть до нього та увімкніть перемикач «Активно».

Також ви можете увімкнути (розархівувати) абонемент через налаштування абонемента — для цього перейдіть до абонемента, натисніть на кнопку налаштувань (шестерню) та оберіть «Розархівувати»

Для видалення абонемента (якщо він вам більше не потрібен та якщо ви ще не встигли його комусь продати) перейдіть до нього (Модуль «Абонементи» → Розділ «Налаштування» → ваш абонемент), натисніть на кнопку налаштувань (шестерню) та оберіть «Видалити».